AGs und Aktive der FSI können Finanzanträge stellen, um ihre Arbeit zu finanzieren. Nach Antragsstellung wird auf der nächsten FSI-Sitzung über den Antrag beraten und abgestimmt.

Dabei besteht grundsätzlich die Verpflichtung euren Antrag auf der FSI-Sitzung vorzustellen. Dabei könnt ihr Fragen bezüglich eures Antrages beantworten. Dies geschieht in der Regel von der/dem AntragsstellerIn, einer/m VertreterIn der AG oder nach Rücksprache mit uns kann auch eine Vertretungsperson ernannt werden.

Den Antrag kannst du direkt hier stellen. Bitte achtet auf eine ausformulierte Begründung für euren Antrag.

Bitte reiche alle Dokumente zu deinem Finanzantrag spätestens zwei Wochen nach Rechnungseingang über unser Online-Tool ein.

Hier Dokumente hochladen

Welche Dokumente werden benötigt?

Wir brauchen immer:

• Euren Antrag
  • Mit Unterschrift auf dem Antragsformular. Das aktuelle Antragsformular erhältst du nach der Prüfung deiner Unterlagen per Email, du kannst es dann digital unterschreiben.
  • Bitte verwende kein altes Antragsformular
• Alle Rechnungen/Belege. Akzeptiert werden
  • • Kassenzettel
      • Adresse und Name der Verkaufsstelle
      • Bruttopreis der Ware
      • Gekaufte Produkte/Produktgruppe
      • Mehrwertsteuer (wenn zutreffend)
      • Datum des Kaufs
    • Ab 250€: Eine vollständige Rechnung inkl. Rechnungsnummer.

• Nachweise, dass du die Rechnung auch bezahlt hast
  • Hier brauchen wir einen Kontoauszug oder Quittung oder Zahlungsbestätigung von der Verkaufsstelle (mit Adresse und Name der Verkaufsstelle), aus dem dein Name, deine Kontonummer, der Bruttopreis der Ware, das gekaufte Produkt, das Datum des Kaufs hervorgeht

In besonderen Fällen benötigen wir zusätzlich:

Wenn du für einen einzelnen Posten mehr als €50 ausgegeben hast

• Vordruck V – Vergleichsangebote
• Drei Vergleichsangebote

Bei Zahlung von Aufwandsentschädigungen an Dozierende

• Vordruck Q – Quittung für Aufwandsentschädigung

Bei Fahrten und Ausflügen

• Nachweis über die offene Ausschreibung der Fahrt, z.B Plakat oder E-Mail an alle Studierenden
• Einverständniserklärung, mit Unterschriften aller Teilnehmer

Bei Bahnfahrten, Kilometerpauschalen und sonstigen Ausgaben für den Individualtransport

• Vordruck E – Eidesstattliche Erklärung über den erfolgten Fahrtantritt ODER vom Schaffner abgestempeltes Papierticket bei Bahnfahrten (Scan reicht)

Wenn du in Bar gezahlt hast oder kein Kontoauszug vorliegt (z.B. bei Paypal-Zahlungen)

• Vordruck Z  – Eidesstattliche Erklärung über die erfolgte Zahlung

Alle Unterlagen werden eingescannt benötigt (bitte hochladen). Bewahre die Originaldokumente für ein Jahr auf, falls Rückfragen entstehen.

Da Fachschaftsgelder öffentliche Gelder sind, halten wir uns an bestimmte Regeln für den verantwortungsvollen Umgang. Grundsätzlich sollte das Geld für Zwecke verwendet werden, von denen ein möglichst großer Teil der Studierendenschaft profitiert. Wenn du dir unsicher bist, ob deine Ausgaben im Interesse der Studierendenschaft sind, kannst du dich an §18 Abs. 2 BerlHG orientieren (oder einfach uns kontaktieren).

Es gelten folgende Obergrenzen für Ausgaben:

• €75 Honorar/Aufwandsentschädigung für dozierende Einzelpersonen ODER €150 für eine Gruppe
• bei Kongressen, Fahrten, Ausflügen gilt für Teilnahmegebühren, Fahrtkosten, etc.
  • max. 3 Teilnehmer all inclusive ODER bis zu €42 pro Person
• €20 für Geschenke aller Art

Getränke und Lebensmittel aller Art werden gesondert abgerechnet – bitte kontaktiere uns nach der Antragsstellung.

Es gibt zwei wichtige Deadlines

1. Reiche deine Rechnungen bis spätestens zwei Wochen nach Rechnungsstellung hoch. Die Zahlungsnachweise kannst du auch später hochladen, gib uns aber bitte Bescheid wenn die Rechnungen hochgeladen wurde, aber andere Dokumente noch fehlen.
2. Dein Antrag verfällt zum Ende des Haushaltsjahrs (i.d.R. Anfang November). Danach musst du einen neuen Antrag stellen.

Sobald wir deine Unterlagen erhalten haben, reichen wir sie zur Erstattung ein. Je nach Arbeitsaufwand und Zeitaufkommen bei den Mutteruniversitäten erhältst du deine Erstattung innerhalb von 2-3 Monaten. Anträge aus Vereinsgeldern werden in der Regel früher bearbeitet.

Wir können Finanzanträge über sehr hohe Beträge in Einzelfällen auch direkt zahlen. Bitte kontaktiere uns hier im Einzelfall, um eine individuelle Lösung zu vereinbaren.

Deine Beauftragten für Finanzen sind unter finanzen@fsi-charite.de für alle Fragen erreichbar. Vor den FSI-Sitzungen gibt es oft Finanzsprechstunden, beachte hierfür den Kalender.