Hexenhaus FAQ Buchungen

Wie buche ich das Hexenhaus?

Das CoffeeInn und der Seminarraum können regulär für AG-und FSI-Veranstaltungen gebucht werden.

Alle anderen Veranstaltungen werden von den Hexenhausbeauftragten individuell bewertet.

Buchungsanfragen können über die FSI-Website gestellt werden:

Hier eine kurze Anleitung:

Auf die FSI-Website gehen und sich anmelden, dort findet ihr unter Hexenhaus das Buchungsformular.

Oder klickt HIER

Wenn die Hexenhausbeauftragten eure Buchung bestätigen, bekommt ihr eine Mail.

Dies kann einige Tage dauern, da das Buchungstool unter Umständen nicht jeden Tag überprüft wird.

Wann kann ich das Hexenhaus buchen?

Das CoffeeInn ist unter der Woche regulär ab 18 Uhr buchbar.

Am Wochenende den ganzen Tag über.

Der Seminarraum ist täglich den ganzen Tag über buchbar.

Wenn ihr außerhalb dieser Zeiten ins Hexenhaus wollt, müsstet ihr eine Mail an die Hexenhausbeauftragten schreiben

(In diesem Fall bitte vor der Kontaktaufnahme ab 18 Uhr buchen und wir ziehen die Buchung manuell vor)

Wie viel früher sollte ich meine Veranstaltung buchen?

Ihr müsst das Hexenhaus mindestnes 1 Woche im Vorraus buchen!

Theoretisch können Buchungen auf unbestimmte Zeit in die Zukunft geplant werden. In diesen Fall werdet ihr aber lange auf eine Antwort warten, da das Buchungstool nur Anfragen innerhalb des nächsten Semesters anzeigt.
Bitte bucht nur, wenn eure Veranstaltung feststeht und nicht “auf-gut-Glück”, z.B. jeden Donnerstag, weil ihr da theoretisc die Möglichkeit haben wollt.
Dadurch blockiert ihr das Hexenhaus unnötig und nehmt anderen AGs die Möglichkeit das Haus zu nutzen.

Wenn ihr spontan dringend einen Raum benötigt und das Hexenhaus nutzen wollt, meldete euch bitte mindestens 2 Tage vorher per Mail bei den Hexenhausbeauftragten.

Generell bucht bitte, sobald ihr euer Event plant, mindestens eine Woche.

Bei Veranstaltungen, die beworben werden müssen und Planung benötigen, mindestens 2 Wochen, damit die Hexenhausbeauftragten genug Zeit haben, sich zurückzumelden.

Wenn die Hexenhausbeauftragten euch nach einer Woche nicht geantwortet haben, dann könnt ihr Ihnen gerne eine Mail schicken, dann ist es ggf. untergegangen oder sie haben es nicht geschafft.

Wenn eure Buchung nicht genehmigt werden kann, schreiben die Hexenhausbeauftragten in der Regel eine gesonderte Mail.

Keine Rückmeldung ≠ Absage

Wie kann ich meine Veranstaltung absagen?

In der Buchungsbestätigung findet ihr einen Link, um eure Veranstaltung abzusagen.

Solltet ihr bereits vorher wissen, dass die Veranstaltung nicht stattfindet, schreibt bitte eine E-Mail an die Hexenhausbeauftragten, damit diese den Time Slot wieder für andere AGs freigeben können.

Sollte es auffallen, dass eine AG wiederholt, nicht auftaucht, obwohl sie das Hexenhaus gebucht hat, werden ggf. die Buchungsberechtigungen eingeschränkt.

Wer kann alles buchen?

Das CoffeeInn und der Seminarraume können regulär für Veranstaltungen von FSI-AGs und FSI-Veranstaltungen gebucht werden.

Allerdings können nur AGs, die Mitglieder auf die Schlüsselliste gesetzt haben, das Haus nutzen. Sonst kommt ihr schlichtweg nicht ins Haus und die Hexenhausbeauftragten werden, sollte ihnen dies auffallen, eure Buchung ablehnen.

Alle anderen Veranstaltungen werden von den Hexenhausbeauftragten individuell bewertet.

Neu gegründete AGs, die niemanden auf der Schlüsselliste haben, melden sich bitte bei den Hexenhausbeauftragten.

Was muss ich bei Veranstaltungen vor dem Haus beachten?

Veranstaltungen vor dem Haus, fallen unter Veranstaltungen auf dem Campus/Charité Gelände, daher gelten andere Regeln.

Zudem steht das Hexenhaus direkt neben der Notaufnahme und der ITS, daher müsst ihr hier auf einige Dinge besonders achten.

-> Vernastaltungen bei der CFM anmelden. Schreibt dabei bitte eine Mail an Herrn Pegesa. Die CFM benötigt auch einen Ansprechpartner, an den sie sich bei Problemen wenden können.

-> Mit der Unterhmenskommunikation der Charité absprechen, wenn ihr Schilder/Flaggen, etc mit dem Namen euer AG oder ähnliches aufhängen wollt.

-> Offiziell ist der Alkoholkonsum und der Alkoholausschank auf dem Campus verboten

-> Bitte haltet die Lautstärke niedrig, da ihr sonst die Stationen stört. es kommt oft vor, dass sich die NA oder die ITS beschweren, dies müsst ihr dann akzeptieren.

->

Kann man im Hexenhaus auch übernachten?

Ja.

AGs können das Hexenhaus für ein ganzes Wochenende buchen und dann dort auch übernachten.

Dies ist vor allem für Vernetzungstreffen/Delegationen gedacht, bei denen aus verschiedenen Städten Vertreter anreisen.

Übernachtungen müssen IMMER SEPERAT VORHER ANGEFRAGT werden.

Es reicht NICHT, wenn ihr das Hexenhaus bucht, und es dazuschreibt.

Bitte klärt auch vorher, ob es nicht möglich ist, den Besuch bei den AG MItglieder aus Berlin unterzubringen, und weicht nur dann auf das Hexenhaus aus, sollte dies nicht funktionieren.

Bei Übernachtungen gelten zudem folgende Regeln:

1. Wenn ihe das gesamte Haus nutzen wollt, dann bucht bitte das CoffeeInn UND den Seminarraum jeweils für 24h. Dafür sind mehrere Buchungen nötig, aber diese Mühe müsst ihr euch dann halt machen.

2. Es muss zu jedem Zeitpunkt immer ein FSIler/FSIlerin oder jemand “FSI-Nahes”, der den Hexenhausbeauftragten bekannt ist, anwesend sein.

Diese Person muss auch dort mit übernachten.

Wir möchten nicht, dass nur uns Unbekannte AGler*innen, egal ob lokal oder aus der weiteren Delegation, alleine im Hexenhaus sind, gerade über Nacht.

Das Hexenhaus ist einfach ein Ort an dem auch Teilweise sensible Daten und Gegenstände mit hohem Wert lagern, da möchten wir nicht einfach Unbekannte alleine lassen.

Bitte teilt uns eure*n Ansprechpartner*in mindestens zwei Wochen vor dem Event mit, damit wir ggf nochmal alles persönlich absprechen können.

3. Übernachtet werden darf NUR im CoffeeInn und Seminarraum.

Falls es dringend notwendig is, weil ihr sehr viele seid, dann können Absprachen mit der FSI getroffen werden und ggf. auf eines der FSI Büros ausgewichen werden.

4. Bitte nutzt nur die WCs im EG und 1. OG. Die Büroebene steht euch nicht zur Verfügung

5. Wenn ihr den Schlüssel abholt, informiert ihr bitte die Mitarbeiter an der Pforte nochmal, dass er länger bei euch bleibt, da ihr ein Wochenende mit Übernachtungen plant Die CFM kommen sonst gerne mal zu Kontrollen vorbei, wenn die das nicht wissen oder vermissen den Schlüssel.

6. Ihr könnt euch den Schlüssel bei der Pforte abholen und das ganze Wochenende behalten, solange ihr NICHT das Gelände verlasst.

Sobald ihr eine Exkursion, eine große Einkaufstour oder ein gemeinsamen Trip zum Essen macht, müsst ihr den Schlüssel zurückbringen.

Es ist mit der CFM so abgesprochen, das der Schlüssel nicht das Gelände verlässt, daher muss er dann zurückgebracht werden.

7. Bitte räumt vernünftig hinter euch auf und putzt ordentlich.

Schaut gerne nochmal in den Nutzungsbedingungen nach, was alles dazugehört.

Putzt die Küche, die WCs, die benutzen Räume alle ordentlich, bringt den Müll raus, räumt die Spülmaschiene ein UND aus.

8.Der Kühlschrank im CoffeeInn ist abgeschlossen und steht nur dann zur Verfügung, wenn ein*e CoffeeInn-Öffnende*r dabei ist.

Dann zählt die ihr die Bestände bitte vorher und nachher nach und nutzt eine eigene Kasse, um sicherzustellen, dass nichts wegkommt und alles gezahlt wird.

8. Bedenkt bitte, dass ihr euch auf Krankenhaus Gelände bewegt und passt,gerade Nachts, die Lautstärke an.

Aufräumen nach Veranstaltungen

	1-8 Personen	9-15 Personen	15-20 Personen	20+ Personen	Alle Events, die Übernachtungen beinhalten
Fenster, Heizung, Licht	X	X	X	X	X
Türen abschließen	X	X	X	X	X
Theke und Tische abwischen	X	X	X	X	X
Müll rausbringen	X	X	X	X	X
Fegen und saugen	X	X	X	X	X
Wischen				X	X
WC-Putzen		X	X	X	X
Spülmaschine einräumen	X	X	X	X	X
Küche putzen (wenn genutzt	X	X	X	X	X
Treppenhaus und Veranda fegen				X	X
Vorher und Nachher Bestand kontrollieren im CoffeeInn, eigene Kasse			X	X	X

Können wir die Getränke im CoffeeInn nutzen?

CoffeeInn Bestände können genutzt werden, wenn CoffeeInn-Öffnende dort sind(Ist abgeschlossen)

Wenn es leer ist, dann gibt es Nachschub im Keller

Bitte betont und kontrollieren, dass Getränke gezahlt werden müssen.

Ab 15 Personen bitte vorher und nachher eine Bestandskontrolle und eigene Kasse verwenden (Veranstaltungskasse unter der Theke)

Alles, was wegkommt, bitte aus AG Mitteln ausgleichen.

Gerne dürft Ihr auch alles, was ihr Trinken möchtet, selbst mitbringen

Wie bekomme ich Schlüsselrechte?

Alle, die auf der Schlüsselliste des Hexenhauses stehen, bekommen an der Pforte den Schlüssel ausgehändigt.

Die Schlüsselliste wird jeweils zu Beginn und Ende des Semesters von den Hexenhausbeauftragten erstellt.

Alle FSIler*innen, AG Mitglieder und CoffeeInn Öffnenden können sich auf die Schlüsselliste setzen lassen. Ohne Schlüsselrechte wird der Schlüssel nicht ausgegeben und das Hexenhaus ist nicht nutzbar.

Voraussetzung dafür ist Beteiligung beim Hexenhausputz oder Putzplan.

Schlüsselrechte für den Schlüsselkasten werden von den Hexenhausbeauftragten individuell angepasst.

Tragt euch hier ein: https://forms.office.com/e/DG0SJZMwZt

(Stand WiSe 2023/24) → Links werden am Anfang des Semesters per Mail rumgeschickt

Jede einzelne Person auf der Schlüsselliste hat einen personalisierten Schlüsselkasten-Code.

Falls dieser nicht funktioniert, dann wendet euch bitte an die Hexenhausbeauftragten.

Bitte teilt diesen Code nicht!!

Jedes AG Mitglied, das einen Zugang will, kann sich bei uns melden.

Wo bekomme ich den Schlüssel ?

Wo bekomme ich den Schlüssel von der Pforte (Haustürschlüssel)?

Ihr geht zum Bettenhochhaus am CCM.

Dort findet ihr rechts die Information/Pforte.

Dort fragt ihr nach dem Schlüssel 3 und zeigt unaufgefordert eure Campuscard vor.

Die Mitarbeitenden kontrollieren dann, dass ihr auch wirklich auf der Schlüsselliste steht.

Ihr bekommt dann eine Liste, auf der ihr euch eintragen bzw. unterschreiben müsst und erhaltet im Gegenzug den Schlüssel. Eure Campuscard müsst ihr NICHT dort lassen.

Beim Zurückbringen reicht es zu sagen, dass man den Schlüssel abgeben will und ihn abzugeben. Man muss nichts weiter unterschreiben.

Schlüsselkasten

Der Schlüsselkasten beinhaltet die Schlüssel für alle Räume im Hexenhaus. (CoffeeInn, Kühlschrank, Seminarraum, Büros, AG Stauraum, etc.)

Er befindet sich im Erdgeschoss des HeHa direkt neben der Haustür.

Jede Person auf der Schlüsselliste erhält von den Hexenhausbeauftragten einen individuellen Code, dieser darf nicht an Dritte weitergegeben werden.

Wenn ihr den Code eingebt, öffnet sich die Tür. Dann wählt ihr auf dem Bildschirm den Schlüssel aus, den ihr entnehmen wollt und zieht oihn, wenn er grün leuchtet aus dem Kasten.

Bitte wendet euch an die Hexenhausbeauftragten, sollten euch Schlüsselrechte fehlen oder wenn ihr euren Code vergessen haben solltet.

Regeln zum Schlüsselgebrauch

Hexenhausschlüssel (von der Pforte) dürfen nicht mitgenommen werden, wenn man länger als 10 bis 15 Minuten weg ist, sondern sind in diesem Fall zurück zur Pforte zu bringen.

Daher lange Mensapausen, Einkaufstouren etc. vermeiden.

Sollte der Schlüssel mal aus Versehen mit in eine Veranstaltung genommen werden und von anderen benötigt werden, sprecht euch bitte ab. Ihr müsst den Unterricht nicht verlassen, aber bitte gebt den Schlüssel ab, wenn die andere Person bereit ist, zu euch zu kommen.

Solltet ihr den Schlüssel ganz unglücklich mit zu einem anderen Campus oder mit nach Hause genommen haben, bringt ihn bitte so schnell wie möglich zurück!!

Der Schlüssel sollte immer über Nacht an der Pforte sein!

Die Schüssel aus dem Schlüsselkasten dürfen das Haus gar nicht verlassen.

Schlüssel sollen nicht im Raum belassen werden, wenn man ihn verlässt, damit nicht andere die Tür dann ggf. mit einem anderen Schlüssel abschließen, da der Schlüssel dann ohne ggf. Generalschlüssel nicht mehr hervorholbar ist und keiner in den Raum kommt

Wenn ihr den Schlüssel absichtlich kurz (<15min) oder aus Versehen mitnehmt, sagt bitte immer in der Hexenhausgruppe Bescheid, damit ihn niemand suchen muss

Hier der Gruppenlink zur Hexenhausgruppe: https://chat.whatsapp.com/L0Mb1kOeFGz9FmjIpmdbDt